10 puntos para elegir un software para médicos y clínicas

La tecnología siempre ha sido una aliada en todos los sectores, incluyendo el sanitario, pues gracias a los avances en la materia se ha logrado mejorar los tratamientos, obtener resultados más precisos, reducir los tiempos de espera, optimizar procedimientos y disminuir los márgenes de error.

Asimismo, la tecnología médica no es exclusiva de cadenas hospitalarias y sus grandes e innovadores instrumentos y aparatos, sino también incluye a clínicas pequeñas y consultorios de incluso un solo médico, donde las soluciones tecnológicas como un software de gestión médica y/o administrativa juegan el rol de catalizador de operaciones y optimización de tiempo y recursos. 

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Beneficios de un software para clínicas y consultorios médicos

• Mejor control financiero. Existe una gran variedad de software para los proveedores de salud, la mayoría se enfoca en el control de consultas realizadas y diagnósticos realizados. No obstante, algunos de ellos incluyen módulos especiales para el control de  gestión de finanzas, inventarios y el enlace de estos datos con datos clínicos. Por lo que un software que relacione los lados clínicos con los administrativos ampliará el panorama de un negocio de salud teniendo como ventaja el contar con una sola fuente holística. 
• Cumplimiento de las regulaciones. En otro artículo revisamos que la NOM-024-SSA3-2012 es la regulación en México que especifica los puntos a cubrir de los Expedientes Clínicos en formato electrónico, por lo que éstos son auditables y debes prestar atención a que el proveedor de software cumpla con las normas. 
• Sustitución de soluciones deficientes. Es muy común que los consultorios o clínicas durante sus primeros meses registren sus operaciones en papel o soluciones estándar como Excel. No obstante, conforme las operaciones y personal incrementan, estas alternativas pueden empezar a quedarse cortos a causa de su limitado rango de opciones especializadas en el sector sanitario y sus permisos básicos referentes al acceso a usuarios a la visualización de datos sensibles como la información clínica; por lo que un software clínico que comprenda la seriedad de estos datos propondrá una alternativa adecuada a la situación. 
• Reemplazo de proveedores no adecuados. Así como en la alternativa anterior, los proveedores pueden tener productos o servicios que no siempre satisfacen las necesidades de los clientes o, en su defecto, se produjo una inconveniencia con su servicio, lo que conlleva el cambio de proveedor. Esto representa una nueva oportunidad de cambio para el registro de operaciones clínicas. 
• Certificaciones. Los software pueden optar por certificaciones de agentes externos para acreditar las principales virtudes de su producto y trasladar ese valor agregado al usuario. Entre las más comunes, se encuentran las certificaciones de calidad, de seguridad en los datos, o ciberseguridad, y de manejo en datos clínicos. 

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10 puntos para elegir el software ideal para médicos y clínicas 

Cada uno de los software para clínicas y médicos es distinto, pero te damos unas recomendaciones generales para elegir el adecuado para tu negocio de salud

1. Tiempos. ¿Qué tan rápido puede el nuevo programa usarse en tu negocio? En algunos casos se requerirá una implementación urgente mientras que en otros casos requerirá un cambio paulatino. Revisa con tu proveedor la lista de requerimientos para iniciar con el software, en ocasiones es tan fácil como abrir una página web e iniciar sesión.

2. Presupuesto. Considera el costo de tu software. Aunque suene muy obvio, el precio del programa o app debe ajustarse a tu presupuesto. Investiga si el pago se realiza en una sola exhibición o si tiene modelo de suscripción con pagos mensuales, bimestrales o  anuales. Aprovecha los descuentos por pronto pago si es que los tiene.

3. Funcionalidades. Conoce a profundidad las diferentes funcionalidades que te ofrece el software y la flexibilidad que tiene para adaptarse a la manera en que tú realizas tus consultas. Recuerda que debe ser una herramienta que te agilice el trabajo y no generar asperezas al momento de utilizarlo. 

4. Seguridad. Atrás quedaron las épocas en que tener servidores en sitio era más seguro; hoy en día la realidad es que los datos alojados en servicios en la nube son más seguros. Además que el costo de implementar softwares con servidores en tu clínica genera gastos de mantenimiento y licenciamiento excesivos.

5. Actualizaciones. Las normas y legislaciones cambian constantemente. Investiga si las actualizaciones y los cambios que se hacen en el software tienen costo adicional.

6. Adopción de cambios. Los cambios, especialmente en los negocios, pueden ser intimidantes y puede existir una renuencia a éstos. Si estás convencido que el nuevo software para médicos y clínicas es una buena inversión, solicita una capacitación para ti y tu equipo. En muchas ocasiones ya existen guías amigables para acompañar al usuario.

7. Disponibilidad. ¿Dónde se encuentran los datos y cómo se acceden a ellos? Si hoy en día tu hospital o clínica no tiene los datos de costos de venta, costos de compra, inventarios, número de pacientes, médicos, precios, etc tu hospital está perdiendo dinero. Por el contrario si tu hospital tiene esos datos y no es fácil acceder a revisarlos, también estás perdiendo dinero.

8. Confiabilidad. Según estudios, los directores médicos o directores generales de hospitales tienen únicamente el 28% de nivel de confianza en que los datos que generan son correctos. Si un hospital lleva su operación en papel este dato cae hasta únicamente el 2% de nivel de confianza en sus datos.

9. Enfoque en la experiencia del paciente. Si los datos están disponibles, son confiables y seguros pero no se ven reflejados en la mejora de la atención y experiencia del paciente, el ROI de tu inversión será malo.

10. Integración del equipo de trabajo. Conoce la manera en que tu equipo de trabajo, llámese otros doctores, enfermeras o asistentes, pueden colaborar contigo en el software y los límites que poseen sobre los datos clínicos y sensibles.

La inversión del software puede ser un dolor de cabeza para los tomadores de decisiones, especialmente los de grandes centros hospitalarios.  Las variables a evaluar son variadas y complejas, van desde los costos hasta la tecnología y funcionalidades clínicas o administrativas.

Lograr ser un consultorio, clínica, centro médico u hospital moderno y actualizado en términos de experiencia del paciente, colaboración interna, eficiencia en costos de insumos, análisis de negocio, etc se logra únicamente con un software moderno y adaptado al siglo XXI.

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